Электронный документооборот

Электронный документооборот в юридической фирме

Опытом делится Максим Макаров. Я его называю «Человек — структуризатор».

Максим занимается оптимизацией и автоматизацией бизнес-процессов.

Кейс как упорядочить электронный документооборот в юридической фирме за 20 минут и сэкономить на этом до 10 часов рабочего времени в месяц

Дано:

Юридическая компания, которая работает “по старинке”, все электронные документы лежат на разных компьютерах разных сотрудников. Нет единого списка дел в производстве. Очень долгий поиск документов.

Задача:

Организовать хаос в порядок, позволить видеть картину загруженности сотрудников собственнику.

Используемые инструменты:

Google диск и гугл. таблицы

Результат:

Все дела в производстве записаны в одном месте с общим доступом. Все знают где искать документы по делу и делают это практически мгновенно.

Описание:

В юридической фирме, которая работает “по старинке”, все электронные документы лежат на разных компьютерах разных сотрудников. Каждый раз когда необходимо найти какие-то документы по делу в компании возникает несколько вопросов:

Кто ведёт это дело?
Где лежат документы по этому делу?
Просьба от сотрудника А к сотруднику Б “перешли мне на почту эти документы”, ожидание сотрудника А пока ему скинут эти документы, не целевая работа сотрудника Б по поиску и пересылке этих документов.
А потом оказывается что это не те документы или выслали не на ту почту.

Весь этот процесс занимает от 15 до 40 минут реального времени. Для удобства подсчёта я взял 25 минут в день, т.е. 25 минут * 22 рабочих дня = 9,16 рабочих часа в месяц. При этом задействовано минимум два человека.

Решение — создать таблицу с настроенными фильтрами, в которой будут заноситься все имеющиеся дела в производстве.

Плюс к этому — единая папка на гугл.диске, где хранятся все электронные документы компании, а ссылка на папку с документами расположена прямо в таблице с делами.

Таблица: